Il problema con "teniamo sempre un po' di scorta in più"
Quasi ogni cucina ha una regola non scritta per le scorte: "di quella roba ne teniamo sempre un po' in più, non si sa mai". Il problema è che "un po' in più" non è una scorta minima, è un'intuizione — e le intuizioni funzionano bene finché non vanno storte: o resti senza un ingrediente chiave a metà servizio del sabato sera, oppure ti ritrovi con la cella piena di prodotti che scadono prima di essere usati.
Il par level (o scorta minima) è la soglia sotto la quale un prodotto va riordinato, e si calcola — non si indovina. Fatto bene, tiene abbastanza scorta da non fermarti mai in cucina, e non un grammo di più.
La formula base
Par level = (Consumo medio giornaliero × Giorni di copertura) + Scorta di sicurezza
Dove:
- Consumo medio giornaliero: quanto usi normalmente di quel prodotto in un giorno di servizio tipico.
- Giorni di copertura: quanti giorni deve durare la scorta prima del prossimo riordino — dipende da quante volte a settimana ordini da quel fornitore e da quanto impiega a consegnare (lead time).
- Scorta di sicurezza: un margine per assorbire una giornata più intensa del previsto, un ritardo di consegna, o un errore di stima — di solito 1-2 giorni di consumo medio.
Esempio pratico: pelati per la pizzeria
Una pizzeria consuma in media 8kg di pomodori pelati al giorno. Ordina dal fornitore due volte a settimana, e la consegna arriva il giorno dopo l'ordine (lead time di 1 giorno). Tra un ordine e l'altro passano quindi fino a 3-4 giorni, più 1 giorno di lead time.
Giorni di copertura = 4 (intervallo massimo tra due consegne) + 1 (lead time) = 5
Scorta di sicurezza = 1 giorno di consumo = 8kg
Par level = (8 × 5) + 8 = 48kg
Quando la giacenza di pelati scende sotto 48kg, è il momento di riordinare — non prima (capitale bloccato inutilmente), non dopo (rischio di restare senza a metà settimana).
Non tutti i prodotti hanno lo stesso par level
Questo è l'errore più comune: applicare la stessa logica di copertura a tutto il magazzino. In realtà il par level dipende da tre variabili che cambiano prodotto per prodotto:
Deperibilità. Un'erba fresca o un pesce hanno una copertura di 1-2 giorni al massimo, indipendentemente da quanto consumo hai: tenerne di più significa buttarli prima di usarli. Un prodotto secco o in scatola può avere una copertura di settimane senza rischio.
Criticità. Un ingrediente che entra in metà dei piatti del menu (farina, olio, mozzarella) merita una scorta di sicurezza più ampia: restarne senza blocca il servizio, non solo un piatto. Un ingrediente di nicchia, presente in un solo piatto stagionale, può avere un par level minimo.
Affidabilità del fornitore. Un fornitore che consegna puntuale ogni volta permette una scorta di sicurezza più bassa. Un fornitore con ritardi frequenti o quantità minime d'ordine alte (magari devi ordinare per cassa intera, non per kg) va compensato con un par level più alto, perché il margine di errore sul riordino è più ampio.
Il costo di sbagliare in entrambe le direzioni
Par level troppo basso: rottura di stock a metà servizio, piatti tolti dal menu all'ultimo momento, ordini urgenti dell'ultimo minuto spesso più cari del listino normale, clienti insoddisfatti.
Par level troppo alto: capitale immobilizzato in magazzino invece che in cassa, rischio di scadenza più alto (più spreco), più spazio di stoccaggio necessario, e un effetto meno ovvio: un magazzino troppo pieno rende più difficile la conta fisica e più facile perdere di vista cosa sta per scadere.
Nessuna delle due direzioni è "quella sicura" — sono entrambe un costo, solo di natura diversa.
Quando ricalcolare il par level
Il par level non è un numero fisso: va rivisto quando cambia una delle variabili che lo determinano.
- Cambio di menu o stagionalità: un piatto nuovo che usa molto di più un ingrediente esistente cambia il consumo medio giornaliero, e con esso il par level.
- Cambio di fornitore o di condizioni di consegna: un nuovo fornitore con lead time diverso o frequenza di consegna diversa cambia i giorni di copertura necessari.
- Trend di vendita: se un piatto sta vendendo sistematicamente di più (o di meno) rispetto a quando hai calcolato il par level la prima volta, il consumo medio giornaliero non è più quello.
Una regola pratica: se un prodotto genera regolarmente alert di scorta bassa nonostante riordini puntuali, il par level è troppo basso. Se un prodotto non scende mai sotto la soglia nonostante venga usato regolarmente, probabilmente è troppo alto.
Come BiteBase gestisce le scorte minime
Su ogni prodotto a magazzino puoi impostare una soglia di scorta minima specifica per quella sede: quando la giacenza scende sotto quella soglia, parte un alert al team, invece di scoprirlo a mani vuote davanti al piano di lavoro. La soglia non è globale per l'intero catalogo — ogni prodotto ha la sua, coerente con la logica per cui il par level giusto cambia da ingrediente a ingrediente.
Quando imposti (o alzi) una soglia minima e la giacenza attuale è già sotto quel livello, BiteBase valuta subito se generare una proposta di riordino, invece di aspettare il prossimo giro di controllo — così un par level corretto oggi non resta solo teoria fino al prossimo controllo manuale.
Domande frequenti
Il par level va calcolato per ogni singolo prodotto? In teoria sì, in pratica conviene iniziare dai 15-20 prodotti che pesano di più sulla spesa (in valore) o sono più critici per il menu, e allargare il calcolo man mano. Applicare la stessa copertura generica a centinaia di referenze diverse è meno utile che avere un par level accurato sui prodotti che contano davvero.
Come si stima il consumo medio giornaliero se non ho dati storici? Parti da una stima ragionata (quante porzioni al giorno di un piatto, quanto ingrediente per porzione) e correggi dopo le prime settimane osservando quanto effettivamente consumi. Un par level impostato oggi non è definitivo: è un punto di partenza da affinare.
La scorta di sicurezza deve essere uguale per tutti i prodotti? No. Un prodotto deperibile o critico per il menu merita una scorta di sicurezza proporzionalmente più alta di un prodotto secco e secondario, anche a parità di consumo medio.