Ihre Lieferanten bestimmen Ihren Wareneinsatz
Der Wareneinsatz Ihres Restaurants wird von zwei Faktoren bestimmt: den Portionsgrößen Ihrer Rezepte (die Sie kontrollieren) und den Preisen Ihrer Lieferanten (die Sie verhandeln). Das Lieferantenmanagement ist die halbe Schlacht beim Wareneinsatz.
Ein durchschnittliches Restaurant arbeitet mit 15-30 Lieferanten. Ohne ein System, um Preise zu verfolgen, Angebote zu vergleichen und die Qualität zu überwachen, zahlen Sie wahrscheinlich 10-15 % mehr als nötig.
Lieferanten richtig auswählen
Gleichbleibende Qualität: Der Lieferant muss bei jeder Lieferung dasselbe Qualitätsniveau garantieren. Eine Charge hervorragender Mozzarella und die nächste mittelmäßig — das geht nicht.
Zuverlässigkeit bei Lieferungen: Pünktliche Lieferung an den vereinbarten Tagen, mit Vorankündigung bei Verzögerungen.
Wettbewerbsfähige Preise: Nicht der billigste, sondern das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
Flexibilität: Fähigkeit, Eilbestellungen, Mengenänderungen und Retouren bei nicht konformer Ware zu bewältigen.
Dokumentation: Korrekte Rechnungen, vollständige Lieferscheine, Qualitätszertifikate. In Italien sind korrekte FatturaPA-Rechnungen (das landesweite elektronische Rechnungsformat) und DDT-Lieferscheine (Documento di Trasporto) Pflicht.
Verhandlungsstrategien, die funktionieren
1. Vergleichen Sie immer mindestens 3 Lieferanten pro Warengruppe. Verlassen Sie sich nie auf einen einzigen Lieferanten für alles.
2. Bündeln Sie das Volumen: Wenn Sie 70 % Ihrer Obst- und Gemüseeinkäufe bei einem einzigen Lieferanten konzentrieren können, haben Sie Verhandlungsmacht. „Ich garantiere Ihnen 500 €/Woche an Bestellungen, wenn Sie mir 5 % Rabatt geben."
3. Verhandeln Sie Staffelpreise: „Unter 200 € voller Preis, 200-500 € 3 % Rabatt, über 500 € 5 % Rabatt."
4. Zahlen Sie pünktlich: Ein Lieferant, der wie vereinbart nach 30 Tagen bezahlt wird, ist eher zu Verhandlungen bereit als einer, der erst nach 90 Tagen sein Geld sieht.
5. Fordern Sie die aktuelle Preisliste an: Akzeptieren Sie keine Preiserhöhungen ohne Begründung. „Tomaten sind um 15 % gestiegen — zeigen Sie mir die aktuelle Preisliste."
6. Setzen Sie auf regelmäßige Bestellungen: Eine feste Wochenbestellung ist vorteilhafter als sporadische Einzelbestellungen.
BiteBase verfolgt die Preisentwicklung jedes Lieferanten über die Zeit und warnt Sie, wenn ein Preis ungewöhnlich stark im Vergleich zum Durchschnitt steigt.
So organisieren Sie Ihre Bestellungen
Bestellkalender: Legen Sie feste Bestelltage pro Lieferant fest. Montag: Obst und Gemüse. Dienstag: Fleisch. Mittwoch: Fisch. Donnerstag: Trockenwaren und Getränke.
Bestandsbasiertes Bestellen: Bestellen Sie nicht „nach Gefühl". Prüfen Sie den Lagerbestand, berechnen Sie den Bedarf für die Tage bis zur nächsten Bestellung und bestellen Sie die Differenz.
Mindestbestellwert: Viele Lieferanten haben einen Mindestbestellwert. Planen Sie so, dass Sie ihn erreichen, ohne zu viel zu bestellen.
BiteBase generiert automatisch Bestellvorschläge basierend auf: aktuellem Lagerbestand, Durchschnittsverbrauch, erwarteten Reservierungen und Mindestbeständen.
Qualitäts- und Preisüberwachung
Kontrolle bei Lieferung: Prüfen Sie Temperatur, Menge, optische Qualität und Übereinstimmung mit der Bestellung. Unterschreiben Sie den Lieferschein nur, wenn alles in Ordnung ist.
Register für Beanstandungen: Notieren Sie jedes Problem (nicht konforme Ware, Verspätungen, falsche Mengen). Nach 3 Beanstandungen innerhalb eines Monats sollten Sie ein Gespräch mit dem Lieferanten führen.
Regelmäßiger Preisvergleich: Fordern Sie vierteljährlich aktuelle Preislisten von 2-3 alternativen Lieferanten an und vergleichen Sie diese mit Ihrem aktuellen Lieferanten.
Häufige Fehler
1. Sich auf einen einzigen Lieferanten für alles verlassen — Wenn er schließt oder die Preise erhöht, sitzen Sie in der Falle.
2. Lieferungen nicht kontrollieren — Wenn Sie bei der Annahme nicht prüfen, entdecken Sie Probleme erst, wenn es zu spät ist.
3. Preise nicht über die Zeit verfolgen — Ohne historische Daten wissen Sie nicht, ob der Preis im letzten Jahr um 5 % oder 25 % gestiegen ist.
4. Zu viel bestellen, „um Vorrat zu haben" — Vorrat, der verdirbt, ist hinausgeworfenes Geld.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Lieferanten sollte ich haben? 15-25 für einen durchschnittlichen Gastronomiebetrieb. Nicht zu wenige (Abhängigkeit), nicht zu viele (komplexe Verwaltung).
Wie gehe ich mit Preiserhöhungen um? Vergleichen Sie mit anderen Lieferanten, verhandeln Sie, prüfen Sie alternative Produkte. Wenn die Erhöhung marktbedingt gerechtfertigt ist, passen Sie Ihren Verkaufspreis an.
Brauche ich eine Software für das Lieferantenmanagement? Ab mehr als 10 Lieferanten ja. BiteBase verfolgt Preise, generiert automatische Bestellungen und gleicht Rechnungen mit Lieferungen ab.